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Vorlage - VO/11/0612  

Betreff: Ausgestaltung des Reinigungskonzeptes der Gemeinde Uetze
Wirtschaftlichkeitsvergleich von Eigen- und Fremdreinigung
Status:öffentlich  
Federführend:Eigenbetrieb "Gebäudeservice und Bauhof Uetze" Bearbeiter/-in: Altmann, Vivien
Beratungsfolge:
Betriebsausschuss Vorberatung
Ausschuss für Gemeindeentwicklung, Wirtschaft und Finanzen Vorberatung
03.12.2020 
Sitzung des Ausschusses für Gemeindeentwicklung, Wirtschaft und Finanzen geändert beschlossen   
Verwaltungsausschuss Vorberatung
Rat der Gemeinde Uetze Entscheidung
15.12.2020 
Sitzung des Rates der Gemeinde Uetze ungeändert beschlossen   
Ausschuss für Schule, Sport, Kultur Vorberatung
20.04.2021    Sitzung des Ausschusses für Schule, Sport, Kultur      

Sachverhalt
Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Sachverhalt:

Die Fragestellung nach der optimalen Ausgestaltung des Reinigungskonzeptes in der Gemeinde Uetze stellt sich in der Verwaltung und den politischen Gremien fortlaufend. Infolgedessen wurde auf der Datenbasis 2019 ein Vergleich zur Wirtschaftlichkeit von Eigen- und Fremdreinigung bei der Gemeinde Uetze durchgeführt. Die Ergebnisse sollen einen Überblick über die Folgen einer Umstellung auf Eigenreinigung geben und zudem die örtliche Diskussion um das richtige Reinigungskonzept unterstützen. Außerdem laufen 2021 die Verträge der Fremdreinigungsfirmen aus und müssten neu ausgeschrieben werden. Grundsätzlich ist eine Überleitung zur kompletten Eigenreinigung zum Sommer 2021 zeitlich nicht umsetzbar.

 

  1. Derzeitiges Reinigungskonzept
  1. Übersicht und Flächen

Zurzeit liegt in der Gemeinde Uetze ein Mischkonzept aus Eigen- und Fremdreinigung vor, welches sich wie folgt aufteilt:

 

Eigenreinigung

Fremdreinigung

Jahresreinigungsfläche (JRF) m²

2.192.305,02 m²

5.366.706,75 m²

Kosten je JRF

0,1653 €

0,0609 €

Anteil Reinigung bzgl. JRF

29 %

71 %

Einrichtungen

26

34

 

Die Jahresreinigungsfläche (JRF) ist für eine Vergleichsbetrachtung die entscheidende Fläche, da sie die Reinigungsintervalle, also die Häufigkeit der zu reinigenden Fläche, beinhaltet.

 

  1. Eigenreinigung

In der Eigenreinigung sind aktuell 27 Mitarbeiter*innen beschäftigt, wovon der überwiegende Anteil nach Entgeltgruppe 1 entlohnt wird. Drei Mitarbeiter*innen sind durch Altverträge in Entgeltgruppe 2 eingruppiert. Die 27 Mitarbeiter haben 380 Stellenanteile inne, welches 9,7 Vollzeitkräfte entspricht. Alle Eigenreinigungskräfte führen die tägliche Unterhaltsreinigung in den gemeindeeigenen Liegenschaften durch und übernehmen temporär Vertretungen im Küchenbereich. Ein großer organisatorischer Aufwand bedeutet die Koordination der Vertretungen im Urlaubs- oder Krankheitsfall. Die Eigenreinigung wickelt hauptsächliche die Reinigung in den Kindertagesstätten sowie im Rathausgebäude ab.

 

  1. Fremdreinigung

Die Fremdreinigung reinigt die Gebäude der Wohnungslosen, Feuerwehren, Verwaltungsgebäude, Schulen und Sporthallen wobei der größte Teil (95 %) auf die Schulen und Sporthallen entfällt. Die jährliche Grundreinigung und die halbjährliche Glasreinigung werden grundsätzlich für alle Liegenschaften über Fremddienstleiter abgewickelt. Die Kosten hierfür betrugen 2019 rund 60.000,- € bzw. für die Glasreinigung ca. 23.500,- €. Im Weiteren wird ausschließlich die Unterhaltsreinigung betrachtet, da für die Grund- bzw. Glasreinigung Fachpersonal und andersartige bzw. höherwertige Reinigungsmaterialien und –ausstattungen erforderlich sind.

 

  1. Kostenstruktur

Unter Beachtung aller Overheadkosten wie Personal-, Sach- und Materialkosten sowie die Berücksichtigung der internen Leistungsbeziehung zur Kernverwaltung sind im Jahre 2019 in der Unterhaltsreinigung folgende Kosten entstanden:

 

Eigenreinigung

Fremdreinigung

Gesamtkosten

Gesamtkosten

444.413,15 €

320.135,67 €

764.548,82 €

Stundenverrechnungssatz

31,10 €/h

19,95 €/h

 

Flächenverrechnungssatz

0,2027 €/m²

0,0597 €/m²

 

Leistungswert

153,43 m²/h

334,47 m²/h

 

 

Im Gegensatz zu den Eigenreinigungskosten enthalten die Fremdreinigungskosten Gewerbe- und Mehrwertsteuer sowie Gewinn- und Wagniszuschläge. Eine Steuer- bzw. Zuschlagskorrektur der Fremdreinigungskosten ist nicht erfolgt, da der tatsächlich entstandene und geleistete Aufwand betrachtet werden soll.

Somit sind bei dem Mischkonzept aus Eigen- und Fremdreinigung in der Unterhaltsreinigung (UR) im Jahr 2019 Gesamtkosten in Höhe von 764.548,82 € angefallen.

 

  1. Konzept mit kompletter Eigenreinigung in der UR
  1. Kostenberechnung

Die Kostenkalkulation unter Annahme einer kompletten Eigenreinigung wird grundlegend durch die Höhe des Leistungswertes bestimmt. Leistungswerte legen fest, welcher Flächenumfang von einer Reinigungskraft je Stunde zu reinigen ist. Die Höhe wird durch eine Vielzahl von Faktoren beeinflusst wie z.B. Reinigungsintervall, Reinigungsmaschinen, Beschaffenheit und Ausstattung der Räume sowie bauliche Zustand, Art und Alter eines Gebäudes. Aufgrund der derzeitigen unterschiedlichen Schwerpunkte in der Eigen- und Fremdreinigung kann der Stunden- bzw. Flächenverrechnungssatz der Eigenreinigung nicht auf die zusätzlich zu reinigende Fläche der Fremdreinigung übertragen werden. Am realistischsten anzusehen sowie auch den Empfehlungen der KGSt bei Schulen inkl. Sporthallen zufolge, ist ein Leistungswert von rund 250 m²/h anzunehmen.

 

Eigenreinigung

Hochrechnung

Gesamtkosten

Jahresreinigungsfläche (JRF) m²

2.192.305,02 m²

5.366.706,75 m²

 

Stundenverrechnungssatz

31,10 €/h

31,10 €

 

Flächenverrechnungssatz

0,2027 €/m²

0,1244 €/m²

 

Leistungswert

153,43 m²/h

250 m²/h

 

Gesamtkosten

444.413,15 €

667.664,03 €

1.112.077,18 €

 

Bei der Annahme, dass künftig auch der Anteil der Fremdreinigung, auf Grundlage des angenommenen Leistungswerts, durch eigenes Personal erfolgt, würden jährliche Gesamtkosten der Unterhaltsreinigung in Höhe von mehr als 1,1 Mio. € nach sich ziehen. Das ist eine Kostensteigerung von 347.500 €, welches 45 Prozent entspricht.

Zudem kommen nicht unerhebliche Einmalkosten hinzu die im Moment nur grob abgeschätzt werden können, da z.B. die Ausgestaltung der Waschlogistik die Anzahl von Wischmops, Trockner und Waschmaschinen  nicht unerheblich beeinflusst. Auch die Einsatz- und Vertretungsorganisation derartig vieler Mitarbeiter*innen wird eine Arbeits- und Organisationssoftware nach sich ziehen. Daher sind nachstehende Auszählungen nur beispielhaft zu sehen:

 

- mind. 5 Reinigungsmaschinen für die Sporthallen insgesamt ca. 35.000 €

- ca. 32 Reinigungswagen samt Reinigungsmaterialien pro Stück bei ca. 500 € insgesamt 16.000 €

- Waschmaschinen und Trockner für je ca. 400 € Anzahl noch nicht konkret bestimmbar

- Wischbezüge je ca. 5 € Anzahl noch nicht konkret bestimmbar

- Arbeits- und Organisationssoftware

 

Weiterhin stehen in einigen Liegenschaften keine ausreichend großen Reinigungsräume zur Verfügung. Dieses muss ggf. durch weite Transportwege kompensiert werden, sodass auch über Transport-/Beförderungsmöglichkeiten nachgedacht werden muss. Der Fremddienstleister leistet in diesen Fällen die Unterhaltsreinigung derzeit mit einem voll ausgestatteten Kraftfahrzeug ab.

 

  1. Organisation

Eine weitere Variable sind die Overheadkosten. Der nicht konkret einzuschätzende Anstieg des Koordinations- und Abrechnungsaufwands wird mit den aktuellen Ressourcen sowohl in der Personalabteilung als auch im Eigenbetrieb nicht mehr zu bewältigen sein und müsste personell aufgestockt werden. Bei einer Umstellung auf kompletter Eigenreinigung in der UR müssten zusätzlich 14,6 Vollzeitkräfte angestellt und verwaltet werden. In der Branche wird nur stundenweise gearbeitet. Wenn davon ausgegangen wird, dass ein/e Mitarbeiter/in 20h ableistet bedeutet das eine tatsächliche Personalmehrung von 29 Reinigungskräften. Um Ausfallzeiten durch Urlaub, Krankheit oder ähnlichem abfangen zu können, liegt die Zahl der einzustellenden Personen noch höher und es müssten vermehrt Springerkräfte eingestellt werden. Somit würde sich der Personalbestand auf ca. 60 Mitarbeiter*innen belaufen. Bereits zum jetzigen Zeitpunkt gestaltet sich die Personalbeschaffung in der Branche mehr als schwierig.

Ein weiterer nicht monetärerer Effekt ist die Flexibilität, die bei der Umstellung auf Eigenreinigung eingebüßt wird, da ein Mehr- oder Minderbedarf durch die festen Strukturen und dem festen Personalbestand nicht kurzfristig umsetzbar ist. Mit dem steigenden Anteil der Eigenreinigung steigt die Planungsunsicherheit. Kostensteigerungen fallen dem Haushalt zu Lasten und Qualitätsprobleme müssen eigenständig behoben werden.

 

  1. Qualität

Ein Argument, welches häufig in der Diskussion für die kommunale Eigenreinigung spricht, ist die höhere Qualität der Reinigungsergebnisse in der Eigenreinigung. Tatsächlich ist bei der Qualität der Reinigung objektiv keine Unterschiede zwischen Fremd- und Eigenreinigung festzustellen, was Ergebnisse verschiedener Prüforganisationen z.B. der KGSt zeigen. Der subjektiv wahrgenommene Vorteil der Nutzer resultiert auf der Möglichkeit der direkten Einflussnahme auf das Reinigungspersonal. Durch die Ausgestaltung der Ausschreibung bei der Fremdreinigung kann die Kommune die Qualität festsetzen und ggfs. bisherige Standards in Absprache mit den Nutzern erweitern. Außerdem bestehen bei der Fremdreinigung Sanktionsmöglichkeiten, wenn die Reinigungsleistungen nicht entsprechend geleistet werden. Derartige Sanktionsmöglichkeiten stehen bei Eigenreinigung nicht zur Verfügung.

 

  1. Folgen

Die Reinigungskosten machen bei den Betriebskosten einer der größten Anteile aus (30 Prozent). Der Eigenbetrieb stellt im Rahmen des Vermieter-Mieter-Modells die Reinigungskosten, sei es Fremd- oder Eigenreinigung, über die Nebenkostenabrechnung der Kernverwaltung in Rechnung, sodass letztendlich die Kernverwaltung die Mehrkosten leisten müsste.

 

Die zusätzlichen Stellen und die hieraus resultierenden Personalkosten müssten – sofern dem Beschlussvorschlag 1 gefolgt werden sollte – im Rahmen eines Nachtragshaushaltes 2021/22 sowohl im Stellenplan als auch im Ergebnishaushalt des Eigenbetriebes aufgenommen werden. Gleiches gilt für die erstmalige Ausstattung sowie für die laufenden Reinigungsmaterialien. Des Weiteren müssten die Betriebskostenkalkulation der Kernverwaltung angepasst werden und in dessen Haushalt auf der Aufwandseite Berücksichtigung finden.

 

  1. Fazit

Aus wirtschaftlicher Sicht und dem defizitären Haushalt der Gemeinde Uetze ist von einer vollständigen Überleitung zur Eigenreinigung in der Unterhaltsreinigung abzuraten.    

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss/ der Ausschuss für Gemeindeentwicklung, Wirtschaft und Finanzen/ der Ausschuss für Schule, Sport, Kultur/ der Verwaltungsausschuss empfiehlt dem Rat, wie folgt zu beschließen:

Beschlussvorschlag 1

Die Unterhaltsreinigung (nicht Glas- und Grundreinigung) sollen zum nächst möglichen Zeitpunkt komplett als Eigenreinigung vorgenommen werden. Auf eine erneute 4-jährige Ausschreibung ist daher zu verzichten.

Die hierfür erforderlichen zusätzlichen Personalstellen, die zusätzlichen Personalkosten und sonstigen Betriebskosten in Höhe von rd. 347.500 € und die Einmalkosten von rd. 100.000 € für die Beschaffung von Maschinen und Geräten sind im 1. Nachtragshaushalt 2021/2022 des Eigenbetriebs einzustellen.

Im Gegenzug sind in diesem Nachtrag 2021/2022 die Betriebskosten in der Kernverwaltung entsprechend den Produkten um die Mehrkosten in Höhe von rd. 347.500 € zu erhöhen.

 

Beschlussvorschlag 2

Die Unterhaltsreinigung soll wie bisher als Mischkonzept bestehend aus Fremd- und Eigenreinigung vorgenommen werden. Der Eigenbetrieb wird daher aufgefordert die Fremdleistungen wie gehabt auszuschreiben.    

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Auswirkungen:

Finanzen: siehe Sachverhalt

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Anlagen:

keine